منتدى شروق الثقافي اللائحة الداخلية للمنتدى

بسم الله الرحمن الرحيم

منتدى شروق الثقافي

اللائحة الداخلية للمنتدى

الدورة الثانية عشر : مايو 2018 ـ مايو 2019

ديباجة :

تسمى هذه اللائحة باللائحة الداخلية لمنتدى شروق الثقافي ويبدأ العمل والالتزام بها من تأريخ إجازتها . تمت صياغة وتبويب هذه اللائحة بموجب النظام الأساسي للمنتدى . تعديل هذه اللائحة حذفا أو إضافة هو من صلاحيات اللجنة التنفيذية . الغرض الأساسي من اللائحة هو إحكام وتوجيه وترقية آداء المنتدى وفق نظامه الأساسي (دستوره) الذي لا يملك حق تعديله إلا الجمعية العمومية . تشتمل اللائحة على خمسة أبواب بفقراتها .

الباب الأول

أحكام تمهيدية

1/ منتدى شروق منتدى ثقافي ملك لأعضاء المنتدى المنتسبين إليه وفقاً للنظام الأساسي واللوائح الداخلية للمنتدى ، ولا يجوز استغلال اسم المنتدى وممتلكاته لأغراض شخصية أو جهوية أو سياسية تخدم مصالح أفراد بعينهم.

2/ منتدى شروق منتدى ثقافي يحترم كل الثقافات والأديان ويؤمن بتعدد الاتجاهات الفكرية والسياسية لأعضائه ولا يجوز تجيير المنتدى لخدمة أجندة حزب أو اتجاه سياسي بعينه

3/ يجوز للمنتدى تلبية الدعوات التي تقدم من الجهات غير السياسية (الروابط الثقافية? الجمعيات ? المنظمات….. ) و ليس بالضرورة أن تكون المشاركة مكتوبة ومجازة ، فقط يجب مراعاة دور وأهداف المنتدى عند المشاركة .

4/ يمنع أعضاء المنتدى منعا باتا من استغلال اسم المنتدى أو ممتلكاته في أي أنشطة للقوى والأحزاب السياسية .

5/ يجوز لأعضاء المنتدى استقطاب أعضاء جدد ، ويشجع انضمام العنصر النسوي ، ويجوز لهن تقلد أي منصب في اللجنة التنفيذية .

6/ يكتسب العضو حق حضور اجتماع الجمعية العمومية وحق التصويت والترشيح بحضور 25% على الأقل من أنشطة المنتدى ، وبالإضافة إلى الأنشطة الراتبة يجب مراعاة الأنشطة الأخرى ـ بتقدير اللجنة التنفيذية ـ مثل ، والورش المغلقة ، ومجلة اللافتة ، وفرقة شروق المسرحية ، والمساهمة في إنجاز أنشطة المنتدى ، وغيرها .

7/ يجور للمنتدى إيجار مقر أو دار له في أي مكان مناسب مع توضيح صيغة الإيجار أو العقد كتابة وتحتفظ اللجنة التنفيذية بنسخة منه . كما يجور تعيين شخص بمرتب ثابت لإدارة المكتب إذا اقتضى الأمر ذلك .

8/ منتدى شروق الثقافي جسم قائم بذاته وله شخصية اعتبارية ، ويجوز للجنته التنفيذية إبرام اتفاقيات عمل وعقودات شراكة أو مذكرات تفاهم مع أي جهة ترغب اللجنة في العمل معها لتنفيذ أي نشاط يخدم أغراض المنتدى مع الاحتفاظ بنسخة من العقد أو الوثيقة وتقديمها متى ما طلب منها .

9/ تُكوّن اللجنة التنفيذية المجلس الاستشاري من شخصيات طبيعية أو اعتبارية يتم التوافق عليها ومعها .

10/ شعار المنتدى المرئي (مرفق) شعار المنتدى المقروء (حرية تنأى عن الفوضى ومسؤولية لا تعرف الخوف)

الباب الثاني

اللجنة التنفيذية

تتكون اللجنة التنفيذية من اثني عشر عضوا كما جاء في المادة الخامسة ـ ج ـ 4 من النظام الأساسي، وتكون صلاحيات الأعضاء علي النحو التالي :-

1/ الرئيس : يتولى رئيس المنتدى رئاسة اجتماعاته ويدير النقاش فيه ويوجهه ، وينوب عنه نائبه عند غيابه ، فإن غاب الاثنان يختار أعضاء المكتب التنفيذي الحاضرون واحداً من بينهم لرئاسة الجلسة .

ـ يمثلّ الرئيس بالتنسيق مع سكرتارية العلاقات الخارجية صلة الوصل بين اللجنة التنفيذية والمجلس الاستشاري .

الرئيس هو وجه المنتدى والناطق الرسمي باسمه والذي يمثله عموما في المحافل .

ـ يبت مكتب الرئيس ـ عند ضيق الوقت ـ في قرار تمثيل عضو للمنتدى في ورشة أو دورة تدريبية مع مراعاة اللوائح مع الاستئناس بآراء اللجنة التنفيذية من خلال اجتماع الفيسبوك أو خلافه .

ـ يجوز إعارة بعض ممتلكات المنتدى للجماعات الثقافية ومنظمات المجتمع المدني بموافقة مكتب الرئيس على أن تخطر اللجنة التنفيذية فورا في اجتماع الفيسبوك .

ـ يوقع الرئيس أو سكرتير العلاقات الخارجية أو من يفوضانه على الشراكات ومذكرات التفاهم مع منظمات المجتمع المدني بموافقة اللجنة التنفيذية على الشراكة ومضمون المذكرة .

ـ يقوم نائب الرئيس بالإشراف المباشر على الأنشطة الراتبة بالتنسيق مع الجهات المعنية .

ـ مكتب الرئيس هو المسئول من الحماية القانونية للمنتدى بللحفاظ عليه وعلى ممتلكاته .

ـ إعادة صياغة خطاب الدورة ـ الذي تعده السكرتاريات المختلفة ـ بمراجعة المضامين وحذف التكرار غير المفيد وإعادته للجنة التنفيذية لإجازته بعد التنقيح .

ـ يحدد مكتب الرئيس والسكرتارية العامة أجندة الاجتماعات .

2/ السكرتير العام:يكون السكرتير العام مقرراً للاجتماعات ويحفظ مستندات وممتلكات المنتدى .يوجه الدعوة للاجتماعات ويتلقى الاعتذارات .

ـ الاعتذار عن الاجتماع يجب أن يكون قبل 12 ساعه عن موعده إلا في الحالات الاطرارية

ـ تعمل السكرتارية العامة على تطوير اللوائح والنظام الأساسي والبناء المؤسسي .

ـ على السكرتارية العامة مراقبة تطبيق الخطة العامة للمنتدى .

ـ على أعضاء اللجنة إبداء آرائهم ـ في الاجتماعات ـ بصورة صريحة ومسببة ، وأي قرار يصدر من اجتماع اللجنة التنفيذية فهو مسئولية جميع أعضاء اللجنة باستثناء الذي اعترض عليه بصورة صريحة ومسببة .

ـ يساعد السكرتير العام وينوب عنه نائبه .

3/ السكرتير المالي : هو المسئول عن مالية وحسابات المنتدى واشتراكات الأعضاء الشهرية . يساعده وينوب عنه نائبه . تنظم اللائحة المالية المجازة بواسطة اللجنة التنفيذية أعمال السكرتارية المالية .

4/ سكرتير العلاقات الخارجية : هو المسئول عن العلاقات الخارجية والرابط الرئيسي بين المنتدى والجهات الأخرى في كل الأنشطة ويقوم بتوصيل رسالة المنتدى وينسق بين المنتدى والجهات الثقافية الأخرى .

ـ يعمل على تفعيل الشراكات القائمة

ـ ويبادر بعقد شراكات ومذكرات تفاهم جديدة بالتنسيق مع اللجنة التنفيذية .

5/ السكرتير الثقافي : هو المسئول عن الأنشطة الثقافية بالمنتدى ويجدول ويبرمج المنتديات المجازة ، وإذا طرأ موضوع غير مجاز يسعى لإجازته بموافقة أعضاء اللجنة التنفيذية عبر الاجتماع الالكتروني أو التلفون أو غيره بعد التشاور مع الرئيس أو نائبه . ويقوم بالاتصال بالمتحدثين والتنسيق معهم حول الزمن المتاح لهم وترتيب الفرص وتذكيرهم بكل ذلك . ويضبط عنوان الفعالية بالنقاش مع المتحدثين وطرحه على أعضاء الجنة التنفيذية والاستفادة من رأيهم .

ـ يشرف السكرتير الثقافي على المكتبة الثقافية ويكون لجنة إدارة للمكتبة .

ـ تشرف السكرتارية الثقافية على فرقة شروق المسرحية وتكون لجنة من مختصين ومهتمين لإدارتها .

ـ على السكرتير الثقافي بقدر الإمكان استلام كل المشاركات مكتوبة والاحتفاظ بها في مكتبة المنتدى . ويمكن أن تُعطى الأولوية للمنتدى الذي تم تسليم ورقته المكتوبة . السكرتير الثقافي يحدد مدير الفعالية (رئيس الجلسة) مع مراعاة إلمامه بأهداف المنتدى وأدبيات إدارة الجلسات .

ـ السكرتارية الثقافية ترصد المداولات وتخرج بتوصيات تنشر للفائدة العامة .

ـ على السكرتارية الثقافية عرض الأنشطة المنجزة مجدولة شهريا قبل كل اجتماع .

ـ المساعد المؤقت مسئول عن إعداد المكان والخلفية بالتنسيق مع السكرتير الثقافي .

يساعد السكرتير الثقافي وينوب عنه نائبه .

6/ سكرتير شؤون العضوية: هو المسئول عن تسجيل الأعضاء الجدد واستخراج البطاقات للأعضاء وتسجيل الحضور ومحاسبة الأعضاء حسب توجيهات المكتب التنفيذي ، وينسق مع السكرتير المالي في شأن رسوم استمارات العضوية والاشتراكات .

ـ يحث أعضاء اللجنة وأعضاء المنتدى على كسب عضوية جديدة .

ـ يكون العضو موفقا أوضاعه إذا دفع اشتراكات ثلاثة شهور على الأقل في الدورة .

ـ يعد سكرتير شئون العضوية بالتنسيق مع السكرتارية العامة سيرة ذاتية لأعضاء المنتدى .

ـ يعمل على تدعيم الروابط الاجتماعية بين الأعضاء بإقامة أنشطة بالتنسيق مع السكرتارية الثقافية وبالمشاركة في المناسبات الاجتماعية .

ـ على سكرتير شئون العضوية رصد حضور الأعضاء جدوليا ، ورصد مقدار الجهد الذي بذله الأعضاء لإنفاذ النشاط أول بأول .

7/ السكرتير الإعلامي : هو المسئول عن الإعلان للمنتديات عبر الملصقات وعلى صفحة شروق على الفيسبوك والصحف والإذاعة والتلفزيون والمواقع الالكترونية وغيرها ، والتغطية الإعلامية للأنشطة عبر كل تلك الوسائل . وهو المسئول عن توثيق الفعاليات وعن كل أدوات التوثيق المملوكة للمنتدى .

ـ تشرف السكرتارية الاعلامية على مجلة اللافتة وموقع شروق الالكتروني وصفحة شروق على الفيسبوك وإقامة المعارض وتكون لجان لإدارة كل .

ـ يجب أن تكوّن السكرتارية الإعلامية لجنة للتوثيق .

8/ سكرتارية الدراسات والبحوث : تشتغل السكرتارية على :

1/ إعداد الدراسات والبحوث في المجالات المنسجمة مع أهداف المنتدى وبلورة رؤية للقضارف .

2/ رصد الاداء العام في تحقيق اهداف الألفية .

3/ رصد تفاعل وانفعال عضوية المنتدى والمجتمع العريض بأنشطة المنتدى .

4/ التنقيب في المناجم الثقافية المتنوعة بالولاية ونشرها بالوسائل المتعددة للمنتدى .

الباب الثالث

أحكام عامة

1/ يجوز لأي من أعضاء اللجنة التنفيذية الاستعانة بأي عدد من الأعضاء الفاعلين من الجمعية العمومية لإنجاز مهامهم.

2/ يسعى المنتدى لاستقطاب أعضاء جدد.

3/ يجوز للمكتب التنفيذي محاسبة العضو الذي يخل بأهداف النظام الأساسي ، وتتدرج عقوبته حسب المخالفة من أ/ لفت النظر ب/ إلزام العضو بتقديم نقد ذاتي للجنة التنفيذية عن المخالفة ج/ الإنذار د/ الفصل من عضوية اللجنة التنفيذية وإخطاره كتابة بذلك وله حق التظلم للجمعية العمومية .

4/ يجتمع المكتب التنفيذي مرة في الشهر على الأقل. يكون الاجتماع الراتب في الأسبوع الأخير من كل شهر بقدر الإمكان ويكون النصاب قانوني لانعقاد الاجتماعات بحضور نصف الأعضاء على الأقل .

الاجتماع الطاري قانوني بأي عدد وقراراته ملزمة .

5/ لا بد من اعتذار عضو اللجنة التنفيذية عن أي اجتماع إذا حال مانع دون حضوره أو في حال الغياب لأكثر من أسبوع .

6/ تتناوب السكرتارية العامة مع سكرتارية شئون العضوية . وتتناوب السكرتارية الإعلامية مع سكرتارية العلاقات الخارجية . وتتناوب السكرتارية الثقافية مع سكرتارية البحوث .

7/ يحق للجنة المصغرة (الرئيس + السكرتير العام + السكرتير المالي) اتخاذ قرارات في الحالات الطارئة ، ويحق للجنة التنفيذية مراجعة هذه القرارات .

8/ تنتهي دورة اللجنة التنفيذية إما بمضي عام كامل من انتخابها أو بسحب الثقة منها بواسطة الجمعية العمومية كما ورد في النظام الأساسي المادة الخامسة ـ ج ـ 7 ، والمادة السابعة ـ ب .

9/ يخلو منصب عضو اللجنة التنفيذية ويعاد ملء مقعده بشخص آخر وفقا للمادة الخامسة ـ ج ـ 6 من النظام الأساسي في الحالات التالية : الوفاة ? الاستقالة ? الغياب ثلاثة مرات متتالية وأكثر من الاجتماعات من دون عذر مقبول ? الإخلال بالنظام الأساسي واللوائح الداخلية ? فقدان الأهلية ? إذا أدين بجريمة مخلة بالشرف والأمانة.

10/ تطرح اللجنة التنفيذية الخطة العامة للمنتدى للنقاش مع الأعضاء في بداية الدورة وتستفيد من آراء الأعضاء وغيرهم .

الباب الرابع

الأحكام المالية

1/ يمكن فتح حساب باسم المنتدى في أي من البنوك الوطنية سواء كان بالعملة المحلية أو الأجنبية ويكون الصرف وفقا للائحة المالية المجازة .

2/ لا يجوز صرف مالية المنتدى إلا بإذن من الرئيس أو نائبه عن طريق خطاب أو طلب يقدمه السكرتير المالي كتابة في بنود وأوجه صرف مجازة من قبل المكتب التنفيذي . ويجوز تقديم مساعدة للأعضاء تعينهم على طباعة الأوراق التي سيقدمونها عبر المنتدى إذا أمكن .

3/ يجب على أعضاء المنتدى الالتزام بسداد اشتراكاتهم الشهرية ، وفي حالة عدم التزام العضو بالسداد لأكثر من شهرين على التوالي ، على السكرتارية المالية أو من توكله مخاطبة العضو بوسيلة مناسبة .

4/ أ/عند مشاركة عضو باسم المنتدى في ورشة أو دورة تدريبية أو فعالية بعينها يجب أن يؤول 40% ـ على الأقل ـ من فائض المصروفات الأساسية لخزينة المنتدى . وأما إذا كان هنالك حافز نقدي أو عيني ـ فوق المصروف ـ فيئول كله لصالح المنتدى .

ب/ على العضو المشارك باسم المنتدى ـ في فعالية داخلية أو خارجية ـ أن يقدم تقريرا شاملا ومفصلا عن الجوانب المعرفية والمادية المتعلقة بها .

5/ تعتبر معايير اختيار ممثلي منتدى شروق للدورات التدريبية جزء لا يتجزأ من هذه اللائحة (أنظر إلى المعايير أدناه) .

6/ الاشتراك الشهري = 10 جنيهات .

7/ رسم استمارة العضوية = 20 جنيها .

الباب الخامس

أنشطة المنتدى

1/ يجب على اللجنة التنفيذية وضع خطة سنوية أو جدول للمنتديات والبرامج مع مراعاة التنوع والمواقيت الزمنية ، و تحديد الشخصيات التي تقدم المنتديات ، وضيوف الشرف ، لفترة شهر كامل على الأقل . وعلى السكرتير الثقافي ونائبه متابعة ذلك وتنفيذه وإعلان الأعضاء بذلك كتابة ، كما يجوز تحديد ميزانية للأعلام والإعلان عن مكان وزمان المنتديات في ( الراديو ? التلفزيون ? الصحف اليومية ? الملصقات ? المايكروفون ورسائل الموبايل ).

2/ يجوز لمنتدى شروق المشاركة و التسجيل في برامج وحلقات الراديو ? التلفزيون والعمل على تطوير الأوراق المقدمة ونشرها في الصحف اليومية وتنفيذ برامج مشتركة مع الجهات الرسمية والشعبية ومنظمات المجتمع المدني بعد موافقة المكتب التنفيذي، مع الاحتفاظ بنسخة أساسية وقرص مدمج لمكتبة المنتدى إذا أمكن.

3/ يجب على الأعضاء السعي بكل الوسائل المشروعة ( التبرعات ? الهبات ? العلاقات الخارجية ) إنشاء مكتبة ثقافية للمنتدى ، وتكون الأوراق المكتوبة المقدمة في المنتديات جزء أصيل من المكتبة .

4/ خلق شراكات مع منظمات المجتمع المدني داخل وخارج السودان بغرض تنفيذ برامج شروق .

والله ولي التوفيق

اللجنة التنفيذية

3/6 /2018

منتدي شروق الثقافي

اللائحة المالية للمنتدى 2017 ـ 2018

أولا :- تفسير

مالم يقتضي السياق معني اخر تكون للعبارات والكلمات المذكورة أدناه المعنى التالى:-

المنتدى : هو منتدى شروق الثقافي

العضو: هو عضو منتدى شروق الثقافي المسجل ضمن سكرتارية شؤون العضوية

الرئيس : هو رئيس منتدى شروق الثقافى

السكرتير المالي : هو السكرتير المالي لمنتدى شروق الثقافى

اللجنة التنفيذية: هى اللجنة التنفيذية المنتخبة لمنتدى شروق الثقافى

السنة المالية: تبدأ من تاريخ إنتخاب اللجنة التنفيذية وتننهي بانتهائها ومدتها 12 شهرا .

الباب الأول :-

1/ يجب أن تجاز موازنة سنوية عند بداية كل دورة للمنتدى ـ بواسطة اللجنة التنفيذية ـ يوضح فيها الموارد المتوقعة وأوجه إستخدامها وصرفها.

2/ تقدم في نهاية السنة المالية الميزانية العمومية توضح قياس الأداء الفعلي للموازنة وفقا لإطار إعداد القوائم المالية للمنشآت التي لا تهدف لتحقق أرباح .

3/ يجب على السكرتير المالى أن يقدم فى كل اجتماع دوري بيان شهرى إلى اللجنة التنفيذية يوضح فيه :-

– الإيردات خلال الشهر

– المصروفات خلال الشهر

– الرصيد النقدي المتبقي فى نهاية الشهر

5/ تقوم السكرتارية المالية بالفصل بين مهمتى التحصيل والصرف المالى، ويتم تحديد من يقوم بذالك .

6/يتم تحصيل النقدية بموجب سند قبض مخصص لذالك معتمد من اللجنة التنفيذية ومختوم بخاتم السكرتارية المالية ولايجوزإستلامأى نقدية تخص المنتدى بدونه.

7/ لا يتم الصرف الا بموجب طلب مكتوب محدد فيه المطلوب بدقة ومصادق عليه من الرئيس أو نائبه , ويجب إحضار الفواتير المؤيدة للشراء , وفى حالة عدم وجود فواتير يتم الشراء بواسطة اثنين من أعضاء اللجنة التنفيذية على الاقل .

الباب الثاني:-

1/ يجوز أن يتم فتح حساب مصرفي باسم المنتدى ويتم اعتماد توقيعات الرئيس ونائبه والسكرتير المالى ونائبه .

2/ تفتح دفاتروسجلات لرصد المعاملات المالية وذلك كالاتى:-

دفتر لرصد اللإيرادات

دفتر لرصد المصروفات

سجل للأصول الملموسة والمخزونات والمساهمات العينية , ويتم جردها وتقييمها فى نهاية السنة المالية لتظهر ضمن أصول المنتدى .

التسويات الشهرية

دفتر ألأستاذ العام

3/ يجب على اللجنة التنفيذية أن تكلف مكتب مراجعة لمراجعة حسابات المنتدى في نهاية الدورة, أو ـ إذا تعذر ـ أن تحدد عضو من خارج اللجنة التنفيذية للقيام بالمهمة .

4/ يجوز أن يصرف مبلغ مالي لأحد أعضاء اللجنة التنفيذية لتسيير أعمال المنتدي علي أن تقدم المستندات المؤيدة للصرف في موعد أقصاه شهر من تاريخ الصرف ويكون ذلك العضو مسؤولا حتي يتم إعتماد مستندات الصرف من الرئيس والسكرتير المالي .

5/ للرئيس وبتفويض من اللجنة التنفيذية الحق في استرداد حقوق المنتدي المادية بكافة الوسائل القانوية.

6/ المنتدى لا يقبل أي دعم مالي أو عيني أو لوجستي من أي جهة سياسية

الباب الثالث

أحكام عامة:

1/يجوز لللجنة التنفيذية إصدار قررات لضبط سير العمل المالى وتجويده دون الإخلال بهذه اللائحة والنظام الاساسى للمنتدى.

2/ يتم تعديل اللائحة بواسطة اللجنة التنفيذية بموافقة الأغلبية البسيطة .

السكرتاريه المالية

الدورة الثانية عشر

3/6/2018

**معايير اختيار ممثلي منتدى شروق الثقافي للدورات التدريبية :

1/ عضو نشط :

ويمكن قياس النشاط من خلال : أ/ حضور آخر اجتماع جمعية عمومية أو اعتذاره المسبب .

ب/ تسديد الاشتراكات ج/ عدد مرات حضور الأنشطة المعلنة في الدورة .

د/ مقدار الجهد الذي بذله لإنفاذ أنشطة الدورة . ه/ استيفائه لشروط وحضور اجتماعات العمومية السابقة .

2/ متاح بحيث يستفاد من معرفته التي اكتسبها

ويمكن قياس ذلك من خلال : أ/ مقيم في القضارف في المستقبل المنظور . ب/ له استعداد لتمليك معرفته لأعضاء المنتدى .

3/ مناسب للمنشط المعين : يقع المنشط في مجال اهتمامه مثلا

4/ مراعاة العدالة في توزيع الفرص

5/ بالإضافة إلى أي معايير إضافية تراها اللجنة التنفيذية للمنشط مع عدم الاستعجال في الترشيح قبل إحكام المعايير .

6/ وعند الترشيح يجب مراعاة الناحية الأخلاقية التالية :

أ/ تجنب الترشيح بناء على أساس علاقة الصداقة . ب/ تجنب الترشيح بناء على أساس الرابطة الفكرية .

ج/ تجنب الترشيح بناء على أساس صلة القربى .

7/ يتحمل أعضاء اللجنة التنفيذية الذين قاموا بالاختيار المسئولية أمام الجمعية العمومية عن أي قصور في تطبيق اللائحة والاختيار .

ملحوظة : حسب اللائحة : أ/عند مشاركة عضو باسم المنتدى في ورشة أو دورة تدريبية أو فعالية بعينها يجب أن يؤول 40% ـ على الأقل ـ من فائض المصروفات الأساسية لخزينة المنتدى . وأما إذا كان هنالك حافز نقدي أو عيني ـ فوق المصروف ـ فيؤول كله لصالح المنتدى .

ب/ على العضو المشارك باسم المنتدى ـ في فعالية داخلية أو خارجية ـ أن يقدم تقريرا شاملا ومفصلا عن الجوانب المعرفية والمادية المتعلقة بها .